打印复印控制管理器有哪些知识,如何有效管理复印机、打印机，控制使用成本? 很多企业的成本管理很细致，可复印机、打印机的管理和成本细分却是笔糊涂账。不能细分到部门甚至是个人。有些单位虽然使用了打印监控软件，管理的仅仅是打印部分，但没有对复印部分进行有效管理，管理并不完整，目前复印机管理采用的方法大约有以下5如何有效管理复印机、打印机，控制使用成本?

    很多企业的成本管理很细致，可复印机、打印机的管理和成本细分却是笔糊涂账。不能细分到部门甚至是个人。有些单位虽然使用了打印监控软件，管理的仅仅是打印部分，但没有对复印部分进行有效管理，管理并不完整，目前复印机管理采用的方法大约有以下5种：

    一、设立复印登记制度，复印进行记录。看起来很正规，可问题是：

    1.无人值守时，登记的数量准确吗？有人值守时，值守的人工成本多少？

    2.月底谁来统计每个人的使用量，尤其是一个单位有多台复印机在不同位置，有多个登记本的时候，谁来合计？没人管的记录，还不如不要浪费那个登记本。

    二、每个使用者设一个密码，问题是：

    1.使用者多的时候，设置密码不方便。（设置后要记录，然后再分配给每位使用者？）

    2.变更密码不方便。使用者忘记密码、或离职、或新员工入职时，如何解决密码的设置？（是服务商还是公司的复印机管理者来操作？）

    3.打印统计不方便。另外每台电脑都要设置密码打印，更换电脑时，会产生设置的问题。

    4.复印统计不方便。统计复印时，要到复印机那里一个账户一个账户地查看，公司复印机多或使用者人数多的时候，统计是个大麻烦。

    三、每个部门设一个密码，问题是：

    1.使用量、使用权限无法细分到个人。

    2.一个员工调换部门，部门密码就需要变更。

    3.部门密码就真的保密吗？

    四、控制空白复印纸，问题是：

    1.纸是领走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，单位并不知道。

    2.每次复印要自己放纸，一天到晚就听拉推复印机纸盒的声音了，复印机纸盒也容易损坏。

    3.重要的是为了节省办公，如果花在领纸、管纸上的时间成本、人工成本并不是小数的话，或许不去管还更省钱。

    五、专人管复印机，问题是：

    1.一年的人工成本多少？

    2.管理员离开位置，复印机无法管理或无法使用。

    上述5种方法都不理想，其实解决复印打印统计，并控制使用成本并不复杂，zui好的解决方案是：使用复印打印刷卡管理系统，实现单位所有的复印机和打印机自动管理和统计。

    刷卡复印、打印、扫描的好处是：

    1、 自动统计：通过刷卡复印、刷卡打印，每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量，都自动统计到系统后台自己的账户，一张都跑不了，可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计，成本的细分不仅能到部门，还能精确到个人，员工入职、调职、离职的操作都很方便（管理者仅在软件管理后台上操作即可）。

    2、 节省费用：每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置，比如禁止彩色复印或彩色打印的权限，或限制印量等。刷卡才能打印出来，避免了打印出文件没人取或乱取的浪费，彩色打印还可以强制用黑白输出。